Por Adrian Middleton, Sword & Shield, PLLC · Read this page in English
La fórmula
La sección 440.107(7)(d)1 fija la multa en 2 veces la prima que el empleador habría pagado, aplicando las tarifas manuales aprobadas a la nómina del empleador durante los períodos en que no aseguró la cobertura, dentro del período retroactivo, o $1,000, lo que sea mayor. En forma de hoja de cálculo, por cada trabajador y período:
Hoja de Cálculo de la Multa (Formulario DFS-F4-1595)
Nómina bruta ÷ 100 × tarifa manual aprobada del código de clase = prima. Prima × 2 = multa. Sume cada línea. Aplique créditos y reducciones. Nunca por debajo de $1,000.
El período retroactivo
El período por defecto son los 12 meses anteriores. Se convierte en los 24 meses anteriores si la orden se emitió por subdeclarar u ocultar nómina de manera sustancial, o si al empleador ya se le había emitido antes una orden de suspensión de trabajo o una orden de imposición de multa. El período termina en la fecha de la orden y corre hacia atrás desde ahí; solo cuentan las semanas sin cobertura.
Códigos de clase y tarifas
La nómina de cada trabajador se asigna al código de clasificación NCCI que corresponde al trabajo realmente realizado, y se aplica la tarifa manual aprobada de Florida para ese código (un monto en dólares por cada $100 de nómina). Techado, estructura (framing) y concreto tienen algunas de las tarifas más altas del manual; oficina (8810) y ventas externas (8742) están entre las más bajas. Un investigador que vio a un trabajador en un techo codificará a todos en la obra como techadores a menos que los registros demuestren lo contrario. Las asignaciones de código son uno de los puntos más productivos para cuestionar una hoja de cálculo. Vea los códigos de clase NCCI en la guía.
Qué cuenta como nómina
La remuneración pagada a los empleados: sueldos, salarios, efectivo, bonos, pagos 1099 a trabajadores de la construcción que no tienen una exención o póliza válida, y pagos a oficiales que prestan servicios sin una exención. Lo que no cuenta, y lo que el Departamento incluirá de todas formas a menos que usted pruebe lo contrario:
- Pagos a proveedores y suministradores de materiales.
- Pagos a fabricantes y manufactureros que hicieron el trabajo en su propio taller como un negocio separado.
- Pagos a subcontratistas que tenían su propia póliza o una exención válida en cada fecha de pago.
- Pagos a negocios fuera de la construcción con menos de cuatro empleados que son empleadores separados de buena fe.
- Nómina de las semanas en que estuvo vigente una póliza o un acuerdo con un PEO.
- Reembolsos, pagos de préstamos y distribuciones a los dueños que no son remuneración por servicios.
La hoja de auditoría de la guía separa cada pago en una de estas categorías, para que vea la multa basada en registros con y sin cada exclusión.
Nómina imputada: cuando no se entregan registros
Si el empleador no entrega registros suficientes para determinar la nómina, la sección 440.107(7)(e) y la Regla 69L-6.028 ordenan al Departamento imputar la nómina semanal de cada empleado, oficial corporativo, propietario único o socio al salario semanal promedio estatal multiplicado por 1.5, por cada semana del período, asignada al código de clase de tarifa más alta que respalden los registros o las observaciones del investigador. Para 2026, el salario semanal promedio estatal es $1,357.95, así que cada trabajador imputado carga $2,036.93 de nómina por semana.
La imputación es un instrumento tosco, y eso corta en ambas direcciones. Para un empleador con una nómina grande en efectivo, puede ser mucho menos de lo que mostrarían los registros. Para un empleador pequeño con unos pocos trabajadores de medio tiempo, suele ser mucho más. La Regla 69L-6.028 le permite al empleador entregar los registros dentro de los 20 días hábiles después de la entrega del primer cálculo de la multa (o de la primera Orden Enmendada de Imposición de Multa) y que la multa se recalcule a partir de los registros. Esa ventana es el corazón estratégico de la mayoría de los casos. Vea nómina imputada.
Créditos y reducciones para empleadores primerizos
Un empleador al que no se le ha emitido antes una orden de suspensión de trabajo ni una orden de imposición de multa tiene derecho a tres cosas bajo la sección 440.107(7)(d)1, cada una ligada a los 21 días después de recibir la solicitud de registros:
| Beneficio | Estatuto | Condición |
|---|---|---|
| Crédito por el pago de la prima inicial de la nueva póliza (o la porción de compensación de trabajadores de un pago a un PEO) | s. 440.107(7)(d)1.a | Prueba de cobertura y prueba de pago entregadas al Departamento dentro de los 21 días de la solicitud de registros |
| Reducción del 25% de la multa final impuesta | s. 440.107(7)(d)1.b | Cumplió con las reglas de mantenimiento de registros y entregó los registros dentro de los 21 días de la solicitud de registros |
| Reducción del 15% de la multa final impuesta | s. 440.107(7)(d)1.c | Obtuvo al menos 80% en el tutorial en línea de cobertura y cumplimiento del Departamento dentro de los 21 días, tomado en una oficina del Departamento |
Incluso después de las tres, la multa no puede bajar de $1,000. La reducción del 25 por ciento es la razón por la que la decisión sobre los registros rara vez es sencilla: negarse a entregar registros y aceptar la imputación la pierde.
Otros montos que el Departamento puede agregar
- $1,000 por día por cada día que el empleador opera en violación de la orden (s. 440.107(7)(c)).
- $5,000 por trabajador que el empleador presentó ante el Departamento o la aseguradora como contratista independiente y que no cumple con la definición legal (s. 440.107(7)(f)); la sección 440.10(1)(f) autoriza el mismo monto por trabajador como tope.
- Costos, gastos de investigación y honorarios de abogado si el Departamento tiene que demandar para cobrar (s. 440.107(10)).
Ejemplo práctico
Un contratista de estructura (framing) con tres carpinteros 1099 sin seguro les pagó en conjunto $180,000 durante el período de 12 meses, codificados 5651, a una tarifa ilustrativa de $12 por cada $100. Prima: $180,000 ÷ 100 × 12 = $21,600. Multa: × 2 = $43,200. El contratista contrata una póliza y paga una prima inicial de $6,000 dentro de los 21 días (crédito), y entrega los registros dentro de los 21 días (25 por ciento): ($43,200 − $6,000) × 0.75 = $27,900. Aprobar el tutorial quitaría otro 15 por ciento de $37,200, o sea $5,580, dejando $22,320.
Con imputación, en cambio: tres trabajadores × 52 semanas × $2,036.93 = $317,761 de nómina imputada, × 12 ÷ 100 × 2 = $76,263, sin la reducción del 25 por ciento. Para este empleador, entregar registros gana. Cambie los hechos a una cuadrilla de ocho pagada mayormente en efectivo con $900,000 de nómina real, y la comparación se invierte. La calculadora gratis corre ambos números; la guía lo hace línea por línea.
¿Quiere que la auditoría se haga con sus números reales antes de que la haga el estado? Esa es la auditoría previa a la entrega.
(850) 766-6825Auditoría previa a la entregaPreguntas
¿La multa es realmente dos veces la prima? El sitio anterior decía otra cosa.+
Sí. La sección 440.107(7)(d)1, tal como está redactada hoy, fija la multa en 2 veces la prima que se habría pagado, con un piso de $1,000. El multiplicador era 1.5 en versiones anteriores del estatuto; algunos sitios web todavía citan el número viejo.
¿Se puede negociar la multa?+
La fórmula es fija, pero cada dato que entra en ella depende de los hechos y es impugnable: quién es empleado, qué semanas estuvieron sin seguro, qué código de clase aplica, qué cuenta como nómina, si aplica un crédito o una reducción. La mayoría de las reducciones vienen de corregir esos datos a través de los registros, una orden enmendada o una petición bajo el Capítulo 120, no de pedir un descuento.
¿El Departamento cobra intereses?+
Un calendario de acuerdo de pago lleva los términos que el Departamento fija por reglamento, y una multa sin pagar es un gravamen sobre la propiedad del empleador bajo la sección 440.107(11). Pregunte por los términos vigentes antes de firmar.