Por Adrian Middleton, Sword & Shield, PLLC · Read this page in English
Qué pide la solicitud
La Regla 69L-6.015, F.A.C., enumera los registros que todo empleador debe mantener para el año en curso y los dos años calendario anteriores, y entregar cuando se los soliciten. La solicitud del Departamento refleja esa lista para el período de la multa:
- Registros de identidad. Carta del FEIN (Formulario 575A del IRS), artículos de incorporación u organización, registro de nombre ficticio, recibos de impuestos comerciales, licencias y certificaciones del oficio.
- Registros de empleo. Nombres, números de Seguro Social, fechas de empleo, y el monto y el método de compensación de cada persona que trabajó, incluidos oficiales, dueños y trabajadores 1099.
- Registros fiscales. Cada formulario presentado ante el IRS con sus anexos: 940, 941, W-2, W-3, 1099-NEC, 1096, 1040 Schedule C, 1065, 1120, 1120-S; y los reportes de impuesto de reempleo RT-6 de Florida.
- Registros financieros. Estados de cuenta bancarios, cheques cancelados, registros de cheques, diarios de desembolsos en efectivo, libros contables, y registros de cada desembolso con su fecha y propósito, incluidos los pagos electrónicos.
- Contratos. Cada contrato escrito con un contratista general, subcontratista, contratista independiente o compañía de arrendamiento de empleados.
- Registros de cobertura. Pólizas de compensación de trabajadores, declaraciones, endosos, certificados de seguro, acuerdos con PEO y certificados de exención.
La regla de los 21 días
La sección 440.107(7)(a) considera que no entregar los registros del negocio requeridos dentro de los 21 días después de recibir la solicitud por escrito es, por sí sola, una base para una orden de suspensión de trabajo. La sección 440.107(7)(d)1.b le da a un empleador primerizo una reducción del 25 por ciento si los registros se entregan dentro de esos mismos 21 días. La sección 440.107(7)(d)1.a condiciona el crédito de la prima a la documentación entregada dentro de 21 días. Tres consecuencias separadas, un solo reloj, que empieza a correr el día en que recibe la solicitud.
Qué significa 'suficiente'
El Departamento necesita registros suficientes para determinar la nómina por trabajador, por semana y por código de clase. Registros parciales producen alivio parcial: el auditor usa lo que usted entregó para las semanas y los trabajadores que cubre e imputa el resto. Un estado de cuenta bancario que muestra cheques a un nombre, sin una factura o contrato que explique el pago, se trata como nómina.
Sepa qué hay en los registros antes que el estado
Aquí es donde un ex investigador se gana sus honorarios. La solicitud de registros no es un ejercicio contable neutral. El mismo diario de nómina que reduce su multa de imputada a real también puede mostrar:
- Nómina en efectivo que nunca se reportó al IRS ni en el RT-6.
- Trabajadores pagados bajo nombres que no coinciden con sus I-9 ni con sus números de Seguro Social.
- Cheques cobrados en casas de cambio de cheques a una escala que sugiere un esquema de ocultamiento de nómina, el patrón alrededor del cual la División de Servicios de Investigación y Forenses construye casos por delitos graves.
- Certificados de seguro o de exención que fueron alterados o que nombran a la entidad equivocada (la sección 440.105(4)(a)1 y (4)(b)7 convierten en delito grave presentar evidencia falsa de cumplimiento).
- Pagos a un subcontratista cuyos oficiales son sus propios empleados.
Los registros no son obligatorios para resolver una orden de suspensión de trabajo. Un empleador que decide no entregarlos acepta una multa imputada bajo la sección 440.107(7)(e), y la Regla 69L-6.028 da una segunda ventana de 20 días hábiles después del primer cálculo de la multa para entregarlos si el número imputado resulta peor. Ese remedio tiene que sopesarse contra lo que los registros revelarían, y contra la reducción del 25 por ciento que la imputación pierde. No hay una respuesta universal, y la decisión le corresponde al abogado, no al investigador que pide las cajas.
Antes de entregar cualquier cosa
Una auditoría de sus propios libros antes de entregar cualquier cosa le dice la multa basada en registros, la alternativa imputada, y si algo en los registros crea una exposición que no debería ofrecerse voluntariamente. Vea la auditoría previa a la entrega de registros.
El panel del cliente
Los clientes de la firma suben cada categoría de registros a un panel privado en este sitio, organizado según las categorías de la solicitud del Departamento. Nada va al estado desde el panel; es donde hacemos la auditoría. Cree una cuenta para empezar a subir documentos.
¿Recibió una solicitud de registros? Los 21 días ya están corriendo.
(850) 766-6825Free consultationPreguntas
¿Qué pasa si solo entrego algunos de los registros?+
El auditor usa lo que entregó para los trabajadores y las semanas que cubre, e imputa la nómina a 1.5 veces el salario semanal promedio estatal para todo lo demás. La entrega parcial también pone en riesgo la reducción del 25 por ciento, ya que el estatuto la condiciona al cumplimiento de las reglas de mantenimiento de registros.
¿Puede el Departamento citar a mi banco?+
Sí. La sección 440.107(3)(f) autoriza citaciones (subpoenas) de registros del negocio, y la sección 440.107(6) permite que un tribunal las haga cumplir y le imponga los honorarios de abogado del Departamento a un empleador que se niegue. Una citación es algo distinto de una entrega voluntaria, y sus derechos son diferentes. Hable con un abogado antes de cualquiera de las dos.
¿Tengo que entregar registros de los trabajadores que tenían sus propias exenciones?+
Entregue el certificado de exención y los registros de pago, y el auditor saca a ese trabajador del cálculo. Sin el certificado, cada dólar pagado a ese trabajador es nómina sin seguro.