El proceso de la orden de suspensión de trabajo, desde el día en que se entrega hasta el día en que se levanta

Por Adrian Middleton, Sword & Shield, PLLC · Read this page in English

Paso 1: La investigación

La mayoría de las órdenes de suspensión de trabajo comienzan con la visita de un investigador de la Oficina de Cumplimiento a una obra. La visita puede surgir de un referido (un competidor, una aseguradora, el departamento de construcción del condado, un trabajador lesionado, una queja ante el DBPR), de un operativo planificado, o simplemente de que el investigador pasó manejando junto a una construcción activa. El investigador identifica a los trabajadores, les pregunta para quién trabajan y cómo les pagan, y revisa las bases de datos de la División en busca de una póliza, una exención o un acuerdo de arrendamiento de empleados a nombre de esa empresa.

La sección 440.107(3) le da al Departamento la facultad de entrar e inspeccionar cualquier lugar de negocios a cualquier hora razonable, examinar y copiar registros del negocio, tomar juramentos, emitir citaciones (subpoenas), y emitir órdenes de suspensión de trabajo y órdenes de imposición de multa. El investigador no necesita una orden judicial para entrar a una obra abierta, y lo que dicen los trabajadores en los primeros diez minutos muchas veces es todo el caso.

Paso 2: La entrega de la orden de suspensión de trabajo

Si el investigador determina que el empleador no aseguró el pago de compensación (o, más adelante, que no entregó los registros dentro de los 21 días de una solicitud por escrito), la sección 440.107(7)(a) considera esa falta un peligro grave e inmediato para la salud, la seguridad o el bienestar público, y el Departamento debe emitir una orden de suspensión de trabajo dentro de 72 horas. La orden surte efecto cuando se le entrega al empleador, o en una obra específica cuando se coloca allí.

La orden exige el cese de todas las operaciones del negocio. No solo la obra donde se colocó: una vez entregada al empleador, aplica a cada obra en Florida donde el empleador no esté en cumplimiento. El Departamento publica la información de las órdenes de suspensión de trabajo en su sitio web por al menos cinco años.

La orden se entrega con un aviso de sus derechos bajo el Capítulo 120 de los Estatutos de Florida. Tiene 21 días desde que la recibe para presentar una petición de audiencia administrativa si quiere impugnarla. Si deja pasar ese plazo, la orden se convierte en acción final de la agencia.

Paso 3: La solicitud de producción de registros del negocio

Junto con la orden, o pocos días después, el investigador entrega una Solicitud de Producción de Registros del Negocio para el Cálculo de la Multa (Request for Production of Business Records for Penalty Assessment Calculation). Enumera las categorías de registros que el Departamento quiere (identidad, nómina, impuestos, bancos, contratos, cobertura, exenciones, subcontratistas) para el período de la multa: los 12 meses anteriores, o 24 meses si el Departamento cree que la nómina se subdeclaró de manera sustancial o si el empleador tiene una orden previa.

La sección 440.107(7)(a) ahora hace explícito el plazo: los registros deben entregarse dentro de los 21 días después de recibir la solicitud por escrito. Entregar registros completos dentro de ese plazo también le gana a un empleador primerizo la reducción del 25 por ciento de la sección 440.107(7)(d)1.b. No entregar nada lleva al Departamento a la imputación. Lea qué pide la solicitud de registros antes de decidir.

Paso 4: Conseguir cobertura

La orden no se puede levantar hasta que el empleador cumpla con los requisitos de cobertura del Capítulo 440. En la práctica, eso significa contratar una póliza de compensación de trabajadores de Florida, afiliarse a una compañía de arrendamiento de empleados (PEO) con licencia que cubra a los trabajadores, o, para los oficiales que califiquen, obtener Certificados de Elección para Estar Exento. Un empleador primerizo que contrata una póliza y paga la prima inicial dentro de los 21 días de la solicitud de registros recibe ese pago como crédito contra la multa bajo la sección 440.107(7)(d)1.a.

Paso 5: El cálculo de la multa

El auditor del Departamento aplica la fórmula de la sección 440.107(7)(d): dos veces la prima que el empleador habría pagado, usando las tarifas manuales aprobadas para los códigos de clase NCCI correctos, aplicadas a la nómina sin seguro durante el período de la multa, con un mínimo de $1,000. Si no se entregaron registros, la nómina se imputa al salario semanal promedio estatal multiplicado por 1.5 por cada empleado, oficial, socio o propietario único, por cada semana del período. El resultado se entrega como una Orden de Imposición de Multa (Order of Penalty Assessment), o una Orden Enmendada de Imposición de Multa si ya se había emitido una orden anterior, con su propio plazo de 21 días para presentar una petición. La aritmética se explica en la página de la auditoría de la multa.

Paso 6: Liberación condicional y acuerdo de pago

Una vez que hay cobertura vigente, el Departamento puede emitir una Orden de Liberación Condicional de la Orden de Suspensión de Trabajo si el empleador paga un depósito inicial de $1,000 y, o bien paga el saldo completo, o bien firma un Acuerdo de Calendario de Pagos Periódicos de la Multa. La sección 440.107(7)(a) exige que el empleador pague en su totalidad o firme el acuerdo dentro de los 21 días después de la entrega del primer cálculo de la multa; de lo contrario, la orden de suspensión de trabajo se reinstala y el saldo completo se vuelve exigible. Un empleador con una multa sin pagar de una orden anterior no puede firmar un nuevo acuerdo de pago.

La liberación condicional significa que puede volver a trabajar. No significa que el caso terminó, y no le impide impugnar el monto.

Paso 7: Impugnar

La sección 440.107(13) hace que cada orden sea impugnable bajo el Capítulo 120. Una petición de audiencia formal ante la División de Audiencias Administrativas obliga al Departamento a probar quién era empleado, durante qué período, bajo qué código de clase y con qué nómina. La mayoría de las multas que se impugnan se reducen por estipulación antes de la audiencia. Vea impugnar una orden de suspensión de trabajo.

Paso 8: Liberación

Cuando la multa está pagada, o el acuerdo de pago está firmado y al día, y la cobertura está confirmada, el Departamento emite una Orden de Liberación de la Orden de Suspensión de Trabajo. El gravamen que crea la sección 440.107(11) sobre la propiedad del empleador queda satisfecho cuando se paga la multa. Manténgase al día: una cuota atrasada reinstala la orden.

Vías paralelas que no puede ignorar

• Responsabilidad del sucesor. Bajo la sección 440.107(7)(b), una orden de suspensión de trabajo y la multa siguen a cualquier negocio sucesor que tenga uno o más de los mismos principales en el mismo oficio o uno equivalente. Cerrar la empresa y abrir una nueva no funciona.
• Referido al DBPR. La sección 440.107(14) exige que el Departamento notifique de inmediato al Departamento de Regulación de Negocios y Profesiones (DBPR) cuando un contratista certificado o registrado no asegura la cobertura. Vea contratistas con licencia.
• Referido criminal. No asegurar la cobertura a sabiendas es fraude de seguros bajo la sección 440.105(4)(a)3, un delito grave cuyo grado depende del valor monetario involucrado. Vea exposición criminal.
• $1,000 por día. Operar en violación de la orden cuesta $1,000 por día bajo la sección 440.107(7)(c), y violar la orden a sabiendas es en sí mismo un delito grave bajo la sección 440.105(4)(b)8.

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